Nosso tempo é precioso. Quem sabe disso, procura utilizá-lo da melhor maneira e as ferramentas de gestão do tempo podem ajudar!
No mundo moderno, as demandas diárias competem por nossa atenção constante e, ao mesmo tempo, é muito fácil se perder e desviar a atenção do que importa.
As ferramentas de gestão ajudam a melhorar a produtividade, melhorar a organização pessoal e alcançar objetivos de forma mais eficiente.
Controlar o tempo é essencial para quem quer melhorar o desenvolvimento pessoal e profissional.
Fizemos uma lista com várias ferramentas e também metodologias de gestão de tempo. Confira!
O que é gestão do tempo?
A gestão do tempo é o processo de planejar, organizar e controlar o uso do tempo de forma eficiente para alcançar metas e prioridades no trabalho e, até mesmo, para ter um período de lazer bem aproveitado.
Ela envolve despender o tempo adequado para diferentes tarefas, definir prioridades e eliminar desperdícios de tempo.
Não se trata de fazer cada tarefa rápido para poder fazer mais, mas sim aumentar a produtividade e manter a qualidade do que está sendo feito.
Qual a importância da gestão do tempo?
A gestão do tempo é uma habilidade fundamental para a produtividade pessoal e profissional.
No trabalho, ela ajuda a evitar a procrastinação e a sobrecarga de trabalho, diminui o estresse e a ansiedade associada a prazos apertados e a trabalho acumulado.
Na vida pessoal, permite que você reserve tempo para atividades de lazer, família e amigos, melhorando a qualidade de vida.
Mas, afinal, como garantir uma gestão de tempo adequada? Existem duas coisas que podem ajudar: as ferramentas de gestão do tempo e as metodologias que podem ser associadas a ela.
Quais são as melhores metodologias de gestão do tempo?
Lista de Afazeres (To-Do List)
A lista de afazeres é uma das abordagens mais simples e populares para a gestão do tempo.
Você lista todas as tarefas que precisam ser realizadas e priorizadas, podendo ser diárias, semanais e mensais.
É uma maneira eficaz de visualizar o que precisa ser feito e garantir que as tarefas mais importantes sejam concluídas primeiro, portanto priorize as mais urgentes.
Técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo que envolve dividir o trabalho em intervalos de tempo curtos (geralmente 25 minutos) chamados “pomodoros”, seguidos por uma pausa curta de 5 minutos.
Após 2 horas, o período de descanso aumenta para 15 a 30 minutos. Essa técnica ajuda a manter o foco e aumentar a produtividade.
Metodologia Kanban
Kanban é um sistema visual de gestão do tempo e do trabalho que utiliza quadros ou cartões para representar tarefas a serem realizadas, em progresso e concluídas.
Elas devem ser listadas em quadros de acordo com o nível de prioridade. O método é particularmente eficaz para gerenciar projetos e fluxos de trabalho em equipe, mas funciona bem em diferentes áreas.
Método SMART
O método SMART é uma estrutura para definir metas de forma clara e específica. A sigla vem do inglês e significa Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante e Temporal.
Para isso, é preciso reservar um tempo para planejamento e definição das metas, que devem ser:
- específicas;
- mensuráveis;
- alcançáveis;
- relevantes;
- com prazo definido.
Metodologia GTD
Desenvolvida por David Allen, GTD vem do inglês Getting Things Done, podendo ser traduzida como fazer as coisas acontecerem.
É um sistema abrangente de gestão do tempo que se concentra em:
- Capturar
- Esclarecer
- Organizar
- Refletir
- Engajar
O método incentiva a liberação da mente de tarefas pendentes e a organização eficiente do trabalho.
Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que classifica tarefas com base em sua urgência e importância, dividindo-as em quatro quadrantes: tarefas importantes e urgentes, importantes mas não urgentes, urgentes mas não importantes, e nem importantes nem urgentes.
Tarefas urgentes exigem atenção imediata e podem ter consequências se não cumpridas. Já as importantes não possuem tanta urgência, mas precisam ser feitas visando o longo prazo.
Quais são as melhores ferramentas de gestão do tempo?
1. Runrun.it
Essa ferramenta é voltada para gerenciamento de tarefas e projetos, acompanhamento de tempo gasto em tarefas e colaboração em equipe.
Ele permite acompanhar processos, criar formulários e até automatizar tarefas.
2. Trello
O Trello é uma plataforma de gerenciamento de projetos que utiliza quadros, listas e cartões para ajudar na organização de tarefas e na colaboração em equipe.
Ele pode ser integrado com outros aplicativos e possui versão paga e gratuita.
3. Asana
É uma ferramenta paga muito completa que permite organizar projetos e tarefas em equipe.
Você pode atribuir as tarefas a um membro da equipe, definir período de tempo, acompanhar as tarefas feitas e em andamento, dentre muitas outras funções.
Tudo é muito visual, o que facilita a gestão do tempo e produtividade.
4. Todoist
É um app gratuito que permite que você insira todas as atividades e tarefas em diversos formatos, texto, áudio, vídeo, etc.
Além das tarefas, ele permite criar subtarefas e projetos, e possui um design clean e fácil de usar.
5. RescueTime
Essa ferramenta de gestão de tempo rastreia automaticamente como você gasta seu tempo no computador, fornecendo insights sobre hábitos de produtividade e desperdício de tempo.
Ela fornece estatísticas que podem ser categorizadas em períodos de tempo como dias ou semanas, por exemplo.
6. Be Focused
O Be Focused é um aplicativo gratuito baseado na Técnica Pomodoro, que ajuda na gestão do tempo por meio de intervalos de trabalho focados e pausas.
Está disponível apenas para iOS.
7. Hubstaff
Hubstaff é uma ferramenta de rastreamento de tempo e produtividade, especialmente útil para equipes remotas e freelancers.
Ela permite monitorar produtividade, rastrear o tempo de uma tarefa, calcular a folha de pagamento com base nas horas trabalhadas, além de gerar relatórios e análises.
8. Pipefy
Essa plataforma é focada em automação de processos e fluxos de trabalho, sendo útil para o gerenciamento de negócios.
Possui recursos específicos para empresas, como gestão de RH, compras e onboarding de clientes.
9. Monday
O Monday.com é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite a criação de fluxos de trabalho.
Além de gestão de tempo, a ferramenta também tem funções de recursos humanos, desenvolvimento de software, relacionamento com clientes, dentre outras vantagens.
10. Google Keep
O Google Keep é uma aplicação de notas que permite criar listas de afazeres, anotações e lembretes, com capacidade de sincronização com a conta do Google.
As ferramentas de gestão de tempo oferecem a capacidade de organizar, priorizar e gerenciar tarefas de forma eficaz, liberando tempo para investir em aprendizado, aprimoramento e crescimento pessoal, como é o caso de investidores.
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Conclusão
Tempo é um recurso muito valioso. E em um mundo onde as demandas competem por nossa atenção, a gestão do tempo é essencial.
Felizmente podemos usar a tecnologia a nosso favor e contar com as ferramentas de gestão do tempo.
Elas facilitam o acompanhamento de metas e o estabelecimento de hábitos saudáveis e produtivos, importantes no desenvolvimento pessoal e profissional.
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